Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. İlkeler

Veriler amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü tutulur. İşleme sebebi ortadan kalkınca güvenli silme, yok etme veya anonimleştirme uygulanır. Hukuki uyuşmazlık, yetkili makam talebi veya yasal saklama zorunluluğu varsa ilgili kayıt erişimi kısıtlanarak gerekli süre boyunca korunabilir.

2. Öneri saklama matrisi

• OTP kod özeti ve challenge: oluşturulduktan sonra 90 gün*.
• Telefon/IP hız sınırı sayaçları ve gönderim kilitleri: ilgili pencere sona erdikten sonra en çok 90 gün*.
• Account oturumu: 7 günlük geçerlilik; iptal/sona erme kaydı güvenlik incelemesi için 1 yıl*.
• Kullanıcı, organizasyon ve üyelik: hesap ilişkisi boyunca; kapanıştan sonra talep/uyuşmazlık için 10 yıl* veya uygulanabilir zorunlu süre.
• Aktivasyon oturumları: sona erme/tamamlanmadan sonra 1 yıl*.
• DEMO entitlement, cihaz eşleştirme ve lisans düzenleme kaydı: DEMO sonundan sonra 10 yıl*; tek demo kuralı ve hukuki hakların korunması için gerekli asgari kayıt ayrıca değerlendirilir.
• Audit ve admin güvenlik kayıtları: olaydan itibaren 5 yıl*; kritik rol, reset ve MFA güvenlik olayları için 10 yıl* değerlendirilir.
• Aktif MFA faktörü: yönetici rolü/faktörü boyunca; kapatıldıktan sonra şifreli sır derhâl yok edilir, olay kaydı 5 yıl* tutulur.
• Kullanılmamış recovery code özetleri: faktör yenilenene/kapatılana kadar; kullanılmış kod özeti güvenlik kanıtı için 1 yıl*.
• Ticari sözleşme, fatura ve muhasebe kayıtları: ilgili vergi/ticaret mevzuatındaki zorunlu süreler; hukuki teyit gerekir.
• Destek ve KVKK başvuruları: başvurunun sonuçlanmasından itibaren 3 yıl*; uyuşmazlık varsa sona erene kadar.

3. İmha yöntemleri

• D1/uygulama verisinde satır veya alan bazlı güvenli silme; gerekli hâllerde geri döndürülemez anonimleştirme.
• Şifreli sırların anahtar materyalini ve kullanım değerini yok etme; tek yönlü özetlerin geri döndürülememesi.
• Yedeklerde aktif sistemden silinen kaydı tekrar üretime döndürmeme; yedek rotasyonu sonunda otomatik yok olma ve geri yükleme sonrası silme listelerini yeniden uygulama.
• Hizmet sağlayıcı sözleşmelerinde silme/iade ve alt işleyen yükümlülükleri.

4. Periyodik imha ve sorumluluk

Hukuk onayı sonrası kesin periyodik imha aralığı belirlenmelidir; öneri altı ayda birdir*. Bilgi güvenliği ve yetkili veri koruma sorumlusu imha kayıtlarını oluşturur, işlemleri denetler ve başvurularla ilişkilendirir.

5. Başvuru ve yedekten kaldırma

Geçerli silme talebi, kimlik doğrulandıktan ve saklama zorunlulukları incelendikten sonra aktif sistemlerde uygulanır. Silinen veri yedek geri yüklemesiyle tekrar üretime alınırsa silme işlemi yeniden uygulanır. Teknik olarak anında tekil silmenin mümkün olmadığı değişmez yedekler erişime kapalı tutulur ve rotasyon süresinde yok edilir.

KVKK başvuru iletişimi ve operasyonel takip

Elektronik KVKK başvuruları satis@sybcr.com adresine, yazılı başvurular ise Kocaali Mahallesi, Hacıverdi Kankılıç Sokak No: 7/1, Birecik / Şanlıurfa adresine iletilebilir. KEP adresi belirtilmemiştir ve varsayımla oluşturulmayacaktır. Başvuru sahibinin kimliğinin doğrulanması, yetkili temsil belgeleri, geçerli başvuru kanalları ve yasal başvuru usulü hukuk danışmanının onayına açıktır.

Bu iletişim kanalının belirlenmesi, başvuru usulünün veya hukuki metinlerin tamamının onaylandığı anlamına gelmez.

• Gelen KVKK başvuruları ayrı etiket veya iş kuyruğunda, yalnız yetkili kişilerin erişimiyle izlenmelidir.
• Alınma zamanı, kimlik doğrulama durumu, talep konusu, sorumlu kişi, yasal cevap son tarihi, verilen cevap ve kapanış zamanı kaydedilmelidir.
• Yasal süre yaklaşırken sorumlu kişiye hatırlatma; gecikme riski oluştuğunda yöneticiye eskalasyon uygulanmalıdır.
• Başvuru içeriği ve ekleri gereksiz kişilerle paylaşılmamalı; erişim ve işlem hareketleri denetlenebilir olmalıdır.
• Başvuru ve cevap kayıtlarının kesin saklama süresi hukuk danışmanı tarafından onaylanmalıdır.